Die Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern durch Arbeitgeber an Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung stellt grundsätzlich Arbeitslohn dar. Dies gilt sowohl bei geleasten als auch bei arbeitgebereigenen Rädern.
Auch wenn ein Dritter dem Arbeitnehmer ein Fahrrad zur privaten Nutzung überlässt, ist ein geldwerter Vorteil (als Arbeitslohn von dritter Seite) hierfür zu ermitteln, wenn die Überlassung im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis steht. Dies ist in den derzeit bekannten Fahrrad-Leasingverhältnissen der Fall, da der Arbeitgeber aktiv an der Verschaffung durch die Leasingvereinbarungen (Rahmenvereinbarungen zwischen Leasinggesellschaft/Vermittler/Dienstleister und Arbeitgeber) mitwirkt.
Bei der steuerlichen Beurteilung von betrieblichen (Elektro-)Fahrrädern sind zwei Fälle zu unterscheiden:
- Die Überlassung resultiert aus dem Arbeitsvertrag.
- Die Überlassung resultiert aus einer vom Arbeitsvertrag unabhängigen Sonderrechtsbeziehung.
Eine vom Arbeitsvertrag unabhängige Sonderrechtsbeziehung liegt nicht vor, wenn der Anspruch auf die Überlassung eines (Elektro-)Fahrrads aus dem Arbeitsvertrag oder einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage resultiert. Das ist zu bejahen, wenn er arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil ist (das heißt wenn die Vereinbarung von vornherein bei Abschluss eines Arbeitsvertrags getroffen wird oder wenn eine Beförderung in eine höhere Gehaltsklasse mit der Überlassung verbunden ist). Gleiches gilt, wenn der Anspruch im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung mit Wirkung für die Zukunft vereinbart ist. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer unter Änderung des Arbeitsvertrags im Vorhinein auf einen Teil seines Barlohns verzichtet und ihm der Arbeitgeber stattdessen Sachlohn in Form eines Nutzungsrechts an einem betrieblichen (Elektro-)Fahrrad des Arbeitgebers gewährt.
In Leasingfällen setzt das Vorliegen eines betrieblichen (Elektro-)Fahrrads voraus, dass der Arbeitgeber und nicht der Arbeitnehmer gegenüber der Leasinggesellschaft zivilrechtlich Leasingnehmer ist. Diese Voraussetzung ist bei den gängigen Angeboten erfüllt. Eine vom Arbeitsvertrag unabhängige Sonderrechtsbeziehung liegt hier nur vor, wenn die Fahrradüberlassung nicht im Rahmen einer Gehaltsumwandlung oder eines arbeitsvertraglichen Vergütungsbestandteils erfolgt und der Arbeitnehmer sämtliche Kosten und Risiken aus der Überlassung trägt.
Überlassung resultiert aus Arbeitsvertrag
A) Lohnsteuerliche Behandlung
Wie der vom Arbeitnehmer zu versteuernde geldwerte Vorteil bei der Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern, die sich im Eigentum des Arbeitgebers befinden, zu ermitteln ist, zeigt die folgende Übersicht. In der rechten Spalte die einschlägige Vorschrift im Einkommensteuergesetz (EStG) genannt.
Überlassenes Verkehrsmittel und die Bewertung des Arbeitslohns nach dem EStG
1.) Fahrrad oder Elektrofahrrad, das verkehrsrechtlich als Fahrrad einzuordnen ist (u. a. keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht):
Monatlich 1 % der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme einschl. Umsatzsteuer [1] (§ 8 Abs. 2 Satz 10)
Ausnahmen für 2019-2030:
a) nur in 2019 (sofern nicht steuerfrei) [2]: Monatlich 0,5 % [3] (§ 8 Abs. 2 Satz 10 EStG)
b) ab 2020 (sofern nicht steuerfrei) [2]: Monatlich 0,25 % [3] (§ 8 Abs. 2 Satz 10 EStG)
c) steuerfrei, sofern Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt [4] (§ 3 Nr. 37 EStG)
2.) (Elektro-)Fahrrad, wenn die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern zur Angebotspalette des Arbeitgebers an fremde Dritte gehört (z. B. Fahrradverleihfirmen)
Gleich zu oben, alternativ:
96 % des Endpreises, zu denen der Arbeitgeber seine Fahrräder an fremde Dritte überlässt abzgl. 1.080 € Rabatt-Freibetrag (§ 8 Abs. 3 EStG)
3.) Elektrofahrrad, das verkehrsrechtlich als Kfz einzuordnen ist (z. B. > 25 km/h)
Wie bei einem Dienstwagen (d. h. Pauschalwert- oder Fahrtenbuchmethode) [5] (§ 8 Abs. 2 Sätze 2-5 i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG)
Tipp: Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den geldwerten Vorteil. Die monatliche Freigrenze für Sachbezüge von 44 Euro (ab 2022: 50 Euro) kommt allerdings nicht zum Ansatz.
B.) Umsatzsteuerliche Behandlung
Die Steuerbefreiung sowie die Halbierung bzw. Viertelung der Bemessungsgrundlage finden für umsatzsteuerliche Zwecke keine Anwendung. Das bedeutet Folgendes:
Die entgeltliche Überlassung eines betrieblichen (Elektro-)Fahrrads, das verkehrsrechtlich nicht als Kfz einzuordnen ist, durch einen Unternehmer (Arbeitgeber) an sein Personal zu privaten Zwecken stellt eine entgeltliche sonstige Leistung dar.
Die Überlassung ist als Vergütung für geleistete Dienste des Arbeitnehmers und damit als entgeltlich anzusehen, wenn sie im Arbeitsvertrag geregelt ist oder auf mündlichen Abreden oder sonstigen Umständen des Arbeitsverhältnisses beruht. Von Entgeltlichkeit ist stets auszugehen, wenn das Fahrrad dem Arbeitnehmer für eine gewisse Dauer und nicht nur gelegentlich zur Privatnutzung überlassen wird (tauschähnlicher Umsatz). Dies bedeutet, dass aus umsatzsteuerlicher Sicht von einer entgeltlichen Überlassung auszugehen ist, wenn dem Arbeitnehmer ein Fahrrad zur Privatnutzung überlassen wird und zwar unabhängig davon, ob sich der Arbeitnehmer finanziell beteiligt oder nicht (Gehaltsumwandlung, Zuzahlung).
Als Bemessungsgrundlage ist der Wert der nicht durch den Barlohn abgegoltenen Arbeitsleistung heranzuziehen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern die Bemessungsgrundlage nicht.
Tipp: Aus Vereinfachungsgründen wird es nicht beanstandet, wenn bei einer Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung 1 % der unverbindlichen Preisempfehlung inklusive Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Inbetriebnahme angenommen wird, wobei die lohnsteuerlichen Werte als Bruttowerte anzusehen sind, aus dem die Umsatzsteuer herauszurechnen ist.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält im Jahr 2020 von seinem Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein (verkehrsrechtlich nicht als Kfz geltendes) Elektro-Fahrrad, das er auch privat nutzen darf (unverbindliche Preisempfehlung 3.200 € zuzüglich 608 € Umsatzsteuer).
Die Überlassung ist lohnsteuerfrei. Für die Umsatzsteuer ist dies jedoch ohne Bedeutung. Es liegt ein tauschähnlicher Umsatz vor. Die monatliche Bemessungsgrundlage ermittelt sich wie folgt: 1 % x 3.800 € (3.200 € + 608 € = 3.808 €, Abrundung auf volle hundert Euro) = 38 € x 100/119 = 31,93 €. Monatliche Umsatzsteuer in Höhe von 19 % = 6,07 €.
Bei einer Gehaltsumwandlung ist hingegen der Wert der Arbeitsleistung betragsmäßig eindeutig bestimmt (in Höhe der Herabsetzung des Barlohns). Eine Ermittlung durch die 1 %-Methode entfällt somit. Die Mindestbemessungsgrundlage ist zu beachten.
Überlassung resultiert aus einer vom Arbeitsvertrag unabhängigen Sonderrechtsbeziehung
A.) Lohnsteuerliche Behandlung
Eine Besonderheit ergibt sich hier nur in Leasingfällen. Es kommen dann die Grundsätze zur Anwendung, die beim sog. Behördenleasing gelten. Der geldwerte Vorteil liegt dann in der Verschaffung verbilligter Leasingkonditionen und ist nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewerten.
Die 44 Euro-Freigrenze für Sachbezüge ist grundsätzlich anwendbar, sofern die sich nach Anrechnung der vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen.
B.) Umsatzsteuerliche Behandlung
Bei der Nutzungsüberlassung an den Arbeitnehmer handelt es sich um eine sonstige Leistung des Arbeitgebers. Die Bemessungsgrundlage bestimmt sich nach dem für die Nutzungsüberlassung vereinbarten Entgelt abzüglich der gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer. Dabei ist die Mindestbemessungsgrundlage zu beachten.
Da die Nutzungsüberlassung des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer eine unternehmerische Tätigkeit darstellt, erhält der Arbeitgeber aus den hierfür bezogenen Leasing-Leistungen einen Vorsteuerabzug, soweit die restlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Legende:
[1] Damit sind sämtliche Fahrten abgegolten (einschließlich Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung).
[2] In diesen Fällen kommt es nicht auf den Zeitpunkt an, zu dem der Arbeitgeber dieses Fahrrad angeschafft, hergestellt oder geleast hat. Wurde das betriebliche Fahrrad vor dem 1.1.2019 vom Arbeitgeber bereits einem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen, bleibt es bei einem Wechsel des Nutzungsberechtigten nach dem 31.12.2018 für dieses Fahrrad bei den Regelungen der Zeile 1 und die Halbierung bzw. Viertelung greift nicht.
[3] Genau genommen ist die unverbindliche Preisempfehlung zunächst zu halbieren bzw. zu vierteln und dann auf volle 100 Euro abzurunden. 1 % dieses Werts ist dann als monatlicher geldwerter Vorteil aus der privaten Nutzung anzusetzen.
[4] Der Zeitpunkt der erstmaligen Überlassung ist ohne Bedeutung. Die Steuerbefreiung ist nicht auf die Überlassung eines einzigen (Elektro-)Fahrrades beschränkt. Überlässt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer mehrere betriebliche (Elektro-)Fahrräder, kommt die Steuerbefreiung für jedes einzelne (Elektro-)Fahrrad in Betracht. Vorteilhaft ist, dass die nach § 3 Nr. 37 EStG steuerfreien Sachbezüge nicht die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mindern.
[5] Wie bei einem Dienstwagen müssen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie bei doppelter Haushaltsführung zusätzlich angesetzt werden. Die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 37 EStG ist nicht möglich.