Zuwendungen eines Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter gehören gemäß § 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a des Einkommensteuergesetzes (EStG) nur zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, soweit sie höher sind als der Freibetrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer. Einzubeziehen sind dabei auch die Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Der auf Begleitpersonen entfallende Anteil ist dem Arbeitnehmer zuzurechnen.
Es werden bei einer Betriebsfeier 110 € als Freibetrag berücksichtigt, und nicht als Freigrenze. Das heißt: Bei höheren Zuwendungen unterliegt nur der übersteigende Betrag der Lohnsteuer. Der Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich beansprucht werden.
Was gilt als Betriebsveranstaltung?
Es muss sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter handeln. Ob diese vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich.
Mitarbeitergeschenke anlässlich der Firmenfeier - Sachzuwendungen und Geldgeschenke
Erhält ein Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung ein Sachgeschenk bis zu einem Wert von maximal 60 €, handelt es sich um eine übliche Zuwendung, die in den Freibetrag von 110 € einzubeziehen ist. Die Veranstaltung darf allerdings nicht nur in der Übergabe der Geschenke bestehen.
Tipp: Eine nachträgliche Überreichung der Geschenke an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen (zum Beispiel Urlaub, Krankheit) nicht teilnehmen konnten, wird von der Finanzverwaltung akzeptiert.
Eine Sachzuwendung im Wert von mehr als 60 € muss separat als Arbeitslohn versteuert werden. Allerdings ist dann eine Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber mit 25 Prozent möglich.
Tipp: Geschenke, die vom Zuwendenden nach Maßgabe von § 37b Absatz 1 EStG pauschaliert werden, sind nicht in die Berechnung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen.
Geldgeschenke sind generell als Arbeitslohn zu versteuern.
Tipp: Keinen Arbeitslohn stellen Barzuwendungen allerdings dar, wenn der Arbeitgeber Mitarbeitern die Kosten für Bewirtung, Übernachtung, Fahrt oder Eintrittskarten vorstreckt und die zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.
Die Zuwendung umfasst sämtliche Kosten
Im Gesetz heißt es, dass alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Besteuerung einbezogen werden. Das gilt nicht nur, wenn die Kosten einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind (zum Beispiel bei einem Geschenk), sondern auch dann, wenn es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten einer Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet.
Zu erfassen sind die Aufwendungen für
Bewirtung (Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten)
Beförderung (Bahn, Bus, Seilbahn, Schiff - Fahrt als solche darf einen Erlebniswert haben)
Übernachtung (während mehrtägiger Veranstaltungen)
Eintrittskarten für Theater, Museen, Sportstätten, Schwimmbäder, Sehenswürdigkeiten (Besuch im Rahmen der Betriebsveranstaltung)
äußeren Rahmen (zum Beispiel für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische und artistische Darbietungen)
(Event-)Veranstalter
Sachgeschenke
Verlosungsgewinne.
Tipp: Es führen nur die Kosten zu Arbeitslohn, die der Arbeitgeber für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung gegenüber Dritten aufwendet. Die anteiligen Lohnkosten für die eigenen Mitarbeiter, die eine Veranstaltung vorbereiten, sind also ebenso wenig zu erfassen wie zum Beispiel die anteiligen Abschreibungen auf ein Unternehmensgebäude, in dem eine Veranstaltung stattfindet. Auch klassische Gemeinkosten – wie etwa für die Buchhaltung – sind nicht als Zuwendung anzusehen.
Teilnehmer definieren die Betriebsveranstaltung
Der Teilnehmerkreis muss sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzen.
Kein Problem gibt es mit der Anerkennung als Betriebsveranstaltung, wenn alle Betriebsangehörigen eingeladen sind. Richtet sich die Veranstaltung hingegen an einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer, darf sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellen. Das Angebot zur Teilnahme darf also insbesondere nicht abhängen von der Stellung des Mitarbeiters, der Lohn- oder Gehaltsgruppe, besonderen Leistungen oder der Dauer der Betriebszugehörigkeit.
Tipp: Möglich sind aber Betriebsveranstaltungen für eine bestimmte Organisationseinheit eines Betriebs. So ist ein Sommerfest für eine bestimmte Abteilung begünstigt, wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit teilnehmen können. Es dürfen auch alle Mitarbeiter mit Kindern zu einer Kinderweihnachtsfeier eingeladen werden.
Dauer der Veranstaltung spielt keine Rolle
Die Dauer einer Veranstaltung spielt keine Rolle. Entscheidend ist allein, ob der Freibetrag von 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer überschritten wird. Ist dies nicht der Fall (zum Beispiel bei einer Kostenbeteiligung der Arbeitnehmer), führen auch zweitägige oder sogar dreitägige Betriebsausflüge nicht zu Arbeitslohn.
Maximal zwei Betriebsveranstaltungen jährlich
Die Anzahl der begünstigten Veranstaltungen ist auf zwei pro Kalenderjahr begrenzt. Führt ein Arbeitgeber pro Jahr mehr als zwei Veranstaltungen für denselben Kreis von Begünstigten durch, so wird ab der dritten Veranstaltung Arbeitslohn zugewendet. Hinsichtlich der ersten beiden Veranstaltungen bleibt es dabei, dass kein Arbeitslohn vorliegt.
Tipp: Der Arbeitgeber darf bei mehr als zwei Veranstaltungen die beiden üblichen auswählen.
Kein Arbeitslohn wird zugewendet, wenn die Teilnahme an mehr als zwei gleichartigen Betriebsveranstaltungen der Erfüllung beruflicher Aufgaben dient. Wenn also beispielsweise der Personalchef oder Betriebsratsmitglieder die Feiern mehrerer Abteilungen besuchen.
Besonderheiten bei Dienstjubiläum
Eine Jubilarfeier erkennt das Finanzamt als Betriebsveranstaltung an, wenn an der Feier nur Arbeitnehmer teilnehmen, die im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum feiern. Unschädlich ist es, wenn neben den Jubilaren auch die engeren Mitarbeiter des Jubilars, Vorgesetzte, Vertreter des Personal- oder Betriebsrats sowie die Familienangehörigen der Jubilare eingeladen werden. Keine Betriebsveranstaltung liegt vor bei einer Jubiläumsfeier für einen einzelnen Arbeitnehmer.
Tipp: Nach den amtlichen Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) handelt es sich nur bei einer Betriebszugehörigkeit von 10, 20, 25, 30, 40, 50 oder 60 Jahren um ein rundes Jubiläum. Bei einem 40-, 50- oder 60jährigen Arbeitnehmerjubiläum akzeptiert es die Finanzverwaltung, wenn die Jubilarfeier bis zu 5 Jahre vor oder nach dem eigentlichen Termin stattfindet.
Teilnahme von Begleitpersonen
Der auf Ehegatten, Lebenspartner und Kinder entfallende Anteil ist dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Das Gesetz unterscheidet dabei nicht danach, ob es sich um minderjährige oder volljährige Begleitpersonen handelt. Für Arbeitgeber ist dies mit einem erheblichen Verwaltungs- und Organisationsaufwand verbunden. Für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer ist einzeln zu prüfen, ob der Freibetrag überschritten ist.
Anwendung des Freibetrags von 110 €
Der Wert der Sachzuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung bestimmt sich nach den eigenen Aufwendungen des Arbeitgebers (einschließlich Umsatzsteuer). Für die unentgeltlich gewährten Mahlzeiten können nicht die Sachbezugswerte angesetzt werden.
Die zu berücksichtigenden Aufwendungen des Arbeitgebers für die Betriebsveranstaltung sind im ersten Schritt zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Dann sind im zweiten Schritt den Arbeitnehmern die auf seine Begleitpersonen entfallenden Kosten zuzurechnen. Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen.
Die Sachbezugsfreigrenze von 44 € monatlich nach § 8 Absatz 2 Satz 11 EStG ist für Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen nicht anwendbar.
Von großer praktischer Bedeutung ist es, ob auf die eingeladenen, die angemeldeten oder die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen ist. Das ist höchstrichterlich noch nicht geklärt. Eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist jedoch in Kürze zu erwarten.
Erstattung von Reisekosten
Reisekosten des Arbeitnehmers sind nicht bei der Prüfung des Freibetrags von 110 € einzubeziehen. Davon profitieren Arbeitnehmer, die nicht am Ort des Unternehmens arbeiten und zu einer Betriebsveranstaltung anreisen. Dies gilt nach der Auffassung der Finanzverwaltung aber nur, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt.
Lohnsteuer-Pauschalierung
Ist der Freibetrag von 110 € überschritten, kann (genauso wie bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen) der steuerpflichtige Arbeitslohn vom Arbeitnehmer normal versteuert werden. In der Praxis wird jedoch nahezu immer einer Lohnsteuer-Pauschalierung nach § 40 Absatz 2 EStG mit einem festen Pauschsteuersatz von 25 Prozent (zuzüglich 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer) vorgenommen. Die Zuwendungen sind dann auch sozialversicherungsfrei. Üblicherweise übernimmt der Arbeitgeber die Pauschalsteuer. Das ist jedoch nicht zwingend.